Hilsener i e-mails

Kære Brevkasse

Jeg vil gerne vide om det er ok at skrive Hej til nogen man ikke kender? Og hvad nu hvis de er ældre end en selv, er det så forkert at skrive Hej?
Jeg har også et problem i den anden ende, dvs. når jeg skal afslutte en e-mail, for jeg ved ikke om det er ok at bruge forkortelser til slut; må man fx godt bare skrive VH. til sidst, eller skal man helst skrive Venlig hilsen, eller er Med venlig hilsen bedre – og hvad med Mange eller Bedste hilsner, er det no go? Hvor meget betyder det egentlig hvem man skriver til?
Jeg er ret forvirret over dette og håber du kan hjælpe mig.

På forhånd tak.

VH den forvirrede

”Den forvirrede” er nok ikke den eneste der er i tvivl om hvordan man skal begynde og afslutte en e-mail. Det spørgeskema, som ligger til grund for resten af dette indlæg, viser både at dette emne har stor interesse (vi fik over 1000 besvarelse på under en uge), og at respondenterne ikke var enige om ret meget, dvs. at det der måske tidligere blev regnet som et område med klar kodeks, en brevskrivningens ABC, i dag er blevet meget mere regelfrit. Dette nye normernes wild west gør nogle usikre, mens andre befinder sig godt ved selv at kunne bestemme og have frihed til at tillægge hilsnerne personlige signaler eller bare gøre som de plejer.

Undersøgelsens data

Sammen med forskere fra Dansk Sprognævn, Dalarnes Universitet og Turku Universitet har jeg gennem de sidste 3 år undersøgt e-mailhilsner. Vi har analyseret de 1300 svar vi fik på et online spørgeskema med 20 spørgsmål om e-mailhilsner, sammen med knap 600 e-mails sendt til os som fagpersoner, dvs. sendt fra studerende, samarbejdspartnere eller rekvirenter (fraregnet nære kolleger for at kunne rense data for alt for personlige relationer). Vi har således både data der siger noget om folks rapporterede adfærd (spørgeskema), og data der viser hvad folk[i] faktisk gør. De to datasæt viser samme tendenser, og resultaterne behandles derfor under ét i det følgende.

I vores analyse af data har vi – lige som ”den forvirrede” – interesseret os for henholdsvis starthilsner og sluthilsner med henblik på at se både på variationsbredden og hyppigheden af forskellige typer hilsner. Disse data har vi undersøgt i forhold til alder og køn (andre sociolingvistiske parametre som fx geografi, socialklasse er ikke medtaget), men vores data viser at også andre faktorer har betydning for vores valg af hilsentype, fx konteksten (privat eller professionel), modtageren og opfattelsen af relationen mellem de skrivende og ikke mindst hvorvidt e-mailen er en del af en længere tråd.

Starten

Når vi skal starte en e-mail, er der tre måder på dansk (fraregnet det at springe over starthilsen som tydeligvis stiger i frekvens når de samskrivende har en længerevarende og hyppig udveksling). Man kan starte en e-mail med Kære, Hej eller Til. I vores data er der kun eksempler på Kære og Hej[ii], og Hej er klart den foretrukne henvendelsesform. Særligt de unge (under 30 år) foretrækker at skrive Hej og har en særlig begrundelse for at undlade Kære, nemlig at denne henvendelsesform rummer en semantisk grundbetydning af at have nogen kær, og den intimitet der ligger i dette, hører kun hjemme i e-mails til bedsteforældre eller lignende i privatsfæren. Som et par af respondenterne skriver: ”bruger det meget sjældent – synes det kan tolkes alt for intimt. lader til at være stor forskel på hvordan folk læser det” og ”Bryder mig ikke om at modtage mails/breve fra offentlige myndigheder og lignende, hvor man skriver Kære – det er for intimt, de kender mig jo ikke.” Interessant nok mener de midaldrende respondenter dog at Kære kan bruges i ikke-private sammenhænge som en neutral henvendelsesform fordi det semantiske indhold i hilsentypen ikke tages bogstaveligt. De unges venden sig fra Kære kan derfor ses som en resemantisering af henvendelsesformen således at Kæres semantiske potentiale bliver opfattet i mere bogstavelig betydning (til ”elskede personer”), ergo har der måske fundet en sprogforandring sted.

Ifølge vores respondenter er Hej i dag en all-round-hilsen der bruges i både private og ikke-private henvendelser, dog med den tilføjelse at respondenterne mener at Hej helst skal følges af modtagerens fornavn hvis hilsenen bruges til ikke-private. Over halvdelen af vores respondenter mener at Hej (uden fornavn) er særligt passende i e-mails til venner, mens det kun er 1/3 der finder denne hilsen passende til ældre slægtninge. Der gemmer sig et interessant sociolingvistisk resultat her, for det viser sig nemlig at de unge under 30 år er signifikant mere tilbøjelige til at bruge hej (med og uden fornavn) end dem over 30 år. Hej i e-mails kan derfor kaldes en ungdomsmarkør, og som en af de ældre respondenter skriver: ”Det kommer an på alderen. Jeg skriver “hej” til mine unge medarbejdere”.

I Sverige er brugen af Hej (uden fornavn) langt mere udbredt, og man kan naturligvis overveje om vi i Danmark er blevet påvirket af det vi hidtil har tænkt som svenskernes lidt uformelle henvendelsesform. Vores undersøgelser har i hvert fald ført til at Dansk Sprognævn nu anbefaler følgende: ”Brug ”hej + fornavn” til både private og ikke-private modtagere. Dette er nok den mest neutrale hilsen i dag, selvom man kan komme ud for at nogle (ældre) modtagere synes den er for ungdommelig og uformel.[iii]”

Slutningen

Når vi har skrevet en e-mail, oplever langt de fleste en trang til (eller et uudtalt krav om) at afslutte beskeden på en ordentlig måde. Der er sjældent tvivl om hvem en e-mail er fra, da det i reglen fremgår af afsenderfeltet. Alligevel udpeges både afsender og modtager stort set i alle e-mails (på nær i e-mailtråde), så handlingen må have mere end blot praktisk karakter. En del af vores respondenter fortæller da også at de lægger mærke til om afsenderen har gjort sig umage med sin hilsen og valgt en passende. Mange vurderer eksempelvis at forkortede sluthilsner (mvh., vh., mh., dbh., kh.) er dovne eller ligefrem uciviliserede. En formulerer det på denne måde: ”Skulle jeg finde på at skrive “mvh”, ville det være et udtryk for lidt arrogance. i stil med, at jeg VIRKELIG ikke gider spilde tid på at skrive en “rigtig” afslutning til præcis dig”. Selv om man ikke kan være sikker på at modtageren rent faktisk lægger mærke til det præcise valg af sluthilsen, er der mange der vurderer at det er en vigtig mulighed for relationskommunikation.

I forhold til starthilsner er der et noget større udvalg af sluthilsner – og variationen er også noget større end den vi havde indarbejdet i spørgeskemaet[iv]. Alligevel er der udbredt enighed om at (med) venlig hilsen er den mest almindelige og udbredte hilsentype. Respondenternes bedømmelse viser dog også at den kan virke meget formel og distancerende: ”Denne hilsen er i mine øjne meget generisk og upersonlig. Jeg ville typisk bruge den hvis jeg aldrig har været i kontakt med modtageren før, eller hvis jeg ikke kender den præcise modtager”. Enkelte påpeger endda at den uden præpositionen med kan forekomme afvisende, afstumpet og som en måde indirekte at udøve magt på: ” Denne hilsen bruger jeg, når jeg skriver fra en magtposition om noget, der potentielt er ’en alvorlig sag’ for modtageren”. 77 % af respondenterne (på tværs af køn og alder) er dog enige om at Med venlig hilsen er den bedst egnede sluthilsen til fx offentlige myndigheder, og mange bemærker at det netop er den hilsen der står i deres autosignatur.

Hvis man ønsker at kommunikere i en professionel sammenhæng, men gerne vil undgå at blive opfattet som ”gammeldags, kedelig, stiv, tung og distanceret”, kan man afslutte med (De) bedste hilsner som 25 % angiver at de foretrækker til kolleger og samarbejdspartnere. Men heller ikke her er man på fuldstændig sikker grund da denne hilsen af nogle opfattes som udansk eller utidssvarende: ”Virker som en fordanskning af ”Best regards” – engelsklefling!”. Andre påpeger at De bedst hilsner sammen med mange hilsner er en mellemvariant mellem det formelle og uformelle. Det tyder på at der ligger en usynlig graduering fra det professionelle til det private, hvor mange hilsner ligger i midten: ”Det er for mig en mere upersonlig måde at skrive “kærlig hilsen” på. Når jeg rigtig godt kan lide personen eller den organisation de repræsenterer, men ikke føler jeg er tæt nok på dem til at skrive “kærlig hilsen”.”, som en af respondenterne udtrykker det. Til gengæld markeres Kærlig hilsen klart som en hilsen der tilhører det private og nære, ”Kun til kæresten og børnene”.

Sluthilsner kan forkortes, og det er nærmest et studie i sig selv. Vores undersøgelse af mails sendt til os fra studerende eller samarbejdspartnere/rekvirenter viste at 28 % af hilsnerne var forkortelser, men i spørgeskemaet fortæller respondenterne at de uforkortede hilsner klart er at foretrække. En detaljeret undersøgelse viser dog at brugen af forkortelser afhænger af flere faktorer: den specifikke hilsen, respondentens alder og om relationen til modtageren er privat eller ikke-privat. Mvh bruges oftere af de unge, vh og (d)bh er ikke særlig udbredte, og kh er mest brugt af dem over 30 år og mest i nære relationer. En yngre mand forsøger at forklare det således: ”Kh. er ligesom Vh. Jeg bruger dem ikke trods mit mobil skriftsprog. De er ikke æstetiske, og så får jeg en følelse af, at de begge virker ligegyldige.” Noget tyder på at det også i valg af hilsentype er vigtigt at skelne mellem kommunikationsformerne, dvs. e-mailen anses som en mere høflig og skriftsprogspræget kontakt der kræver fuldt udskrevne sluthilsner.

PS

I en del af kommentarerne efterlyses nogenlunde sikre anvisninger til hvordan man navigerer i alt dette, men sådanne kan tilsyneladende ikke gives, i hvert fald ikke med baggrund i vores undersøgelse. Det bedste råd er faktisk at man som modtager af en hilsen ikke automatisk læser sine egne konnotationer ind i et tilsendt hilseudtryk, men holder sig for øje at den der har skrevet hilsenen, typisk søger at opføre sig respektfuldt.

Som de sociale væsner vi er, spejler vi hinanden i vores kommunikation – også når vi vælger hilsner. I spørgeskemaet svarer 92 % at de i reglen tilpasser deres hilsen til modtagerens valg af hilsen, men også her spiller andre (strategiske) faktorer ind: ”Det gør jeg som oftest, men det afhænger også lidt af om de hierarkisk er over eller under mig”. De fleste bruger akkommodationsstrategien ’konvergens’, men der er også nogle der divergerer med vilje: ”Jeg kan blive provokeret af manglende indledning og /navn, og går i modsat grøft og skriver både kære og med venlig hilsen”. Og så er der de mere upåvirkelige eller dem der måske bevidst vælger at vige uden om den relationskommunikative mulighed og bruger akkommodationsstrategien ’maintenance’: ”Jeg holder mig til mit system”.

Men ét er førstegangshenvendelser, dvs. opstart på det der kan vise sig at blive en lang e-mailtråd, noget andet er flere e-mailudvekslinger med samme modtager. Her kan meget ændres: ”Der kan være megen signalværdi i at (typisk) nedgradere sin hilsen, efterhånden som man kommer tættere på hinanden og/eller travlheden stiger”. Men det må jeg uddybe næste gang jeg skriver…

Så hej hej!

Tina Thode Hougaard er lektor ved Institut for Kommunikation og Kultur, afdeling for Nordiske Studier.

[i] Sammenligningen må tage det forbehold at der højst sandsynligt er meget ringe personsammenfald mellem de to grupper i vores data, så det svarer ikke til at sammenligne konkrete personers adfærd med deres rapporterede adfærd, men sammenlignelige gruppers adfærd.

[ii] Grunden til at Til ikke forekommer i vores data, er sandsynligvis at denne start dels ikke rigtig tæller som en hilsen, dels sandsynligvis vælges ved meget formelle henvendelser.

[iii] https://dsn.dk/nyt-fra-sprognaevnet/januar-2020/hilsner-i-e-mails-starthilsner/

[iv] Følgende sluthilsner supplerer ifølge respondenterne de 10 vi fokuserede på i spørgeskemaet: knus; kys og kram; kys; kram; klem; hej hej; venlige hilsener; de kærligste hilsener; mange kærlige hilsener; med kærlig hilsen; venligst; kærligst; alt det bedste; m.v.h.; k.h.; mkh.; mh.; dbh.; bh.; varme, gode hilsner; mange gode hilsener og mange venlige hilsner. Typer som disse er dog udeladt af spørgeskemaet for ikke at gøre det for omstændeligt og langvarigt at besvare, og fordi vi vurderede at disse sluthilsner enten er relativt sjældnere eller til en vis grad bruges overlappende med de valgte typer, som fx flertalsformen venlige hilsener.

Læs mere

Gregersen, Frans. 1999. Sociolingvistikkens forandringer: Indledende knæbøjninger før Projekt Bysociolingvistik eventuelt genoptages. Danske folkemål, 4: 107-138.

Hougaard, TT, Jensen, ES, Rathje, M, Whte, J & Wide, C. 2022. Variation in greeting forms in Danish and Swedish email correspondence. I R Vismans & N Baumgarten (red.), Forms of address in contrastive contexts.Publishing Company.

Rathje, M, Hougaard, TT & Jensen, ES. 2021. E-mailhilsner: Relation, variation og akkommodation. Globe: A Journal of Language, Culture and Communication.

Fjernt Fædresmål Hels drøm – en mellemsproget nordisk myte på dansk og runer. Noget om literacy… Anmeldelse: Dansk Sproghistorie. Bind 1: Dansk tager form LingoLit: Guide til karantænelæsning for sprognørder Memens metaforik